Inoltre, poichè sulla fattura elettronica sarà obbligatoria l'indicazione del cig (codice identificativo di gara), è opportuno usare procedure informatiche che, a partire dal cig stesso, riescano ad estrarre e combinare tutti i dati, utili per il registro unico delle fatture e per la successiva gestione del ciclo operativo delle fatture.
Si tratta in buona sostanza di annotare nella procedura, per ogni impegno, il gig, che ormai è esteso a quasi tutte le transazioni degli enti documentate con fattura.
Una volta ricevuta telematicamente la fattura, la procedura assocerà il cig all'impegno e da qui al capitolo, alla rilevanza o meno dello stesso, al settore di competenza.
Questo utilizzo del cig, come una sorta di codice a barre, farà in modo che, sempre senza alcun intervento dell'operatore, la procedura provveda ad annotare la fattura ricevuta al protocollo generale dell'ente, sul registro unico delle fatture, sulla procedura finanziaria, sul registro Iva acquisti, ovviamente ove il capitolo interessato sia rilevante a tal fine, e infine provveda alla precompilazione del provvedimento di liquidazione da proporre al settore competente.
Per quanto concerne gli ormai pochi residui casi di ricezione di fatture per le quali l'obbligo del cig rimane escluso, la procedura potrebbe proporre all'operatore il completamento dei dati mancanti.
Mentre qualora si dovesse assumere un impegno e non si fosse in grado contemporaneamente di annotare il cig, la procedura potrebbe consentire tale operazione con il solo intervento di un livello autorizzatorio superiore (utilizzando le credenziali del dirigente).